Si se desea ser competitivo en cualquier actividad empresarial, es preciso disponer de las estructuras organizativas adecuadas.

El propio concepto de calidad, tan presente en cualquier planteamiento de coherencia profesional, debe tener como principio irrenunciable la optimización de las estructuras operativas y los procesos que se utilizan para conseguir una adecuada productividad.

Desde el plan de negocio y en todos los procesos industriales y comerciales, hay que incorporar los elementos de calidad que el entorno exige.

Las siguientes preguntas son de obligado cumplimiento responderlas detalladamente lo antes posible:

• ¿Quiénes somos?

• ¿Cómo somos?

• ¿Qué nos mueve?

• ¿Cuáles son nuestros objetivos?

• ¿Cómo vamos a conseguir dichos objetivos?

• ¿Quién hace?

• ¿Qué hace?

• ¿Cómo se hace?

Las respuestas deben estar claramente especificadas en los correspondientes Manuales de Empresa y de Procedimientos de los que se hablará en posteriores artículos.

VENTAJAS DE LA OPTIMIZACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

• Compromiso de todos los estamentos que constituyen la empresa.

• Define con claridad los términos que se aplican en la gestión empresarial.

• Reduce y planifica los controles de entrada y salida de los productos y servicios.

• Genera una gestión empresarial basada en la coherencia y la racionalidad.

• Fidelización y orientación hacia el cliente, no hacia las necesidades internas de la empresa.

• Disminución de las incidencias en la producción o prestación del servicio y aumento de la productividad.

• Mejora continua.

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE OPTIMIZACIÓN

Es muy importante tener presente que abordar un plan de estas características supone unas enormes ventajas pero conlleva un trabajo duro que requiere sistematización.

Ello obliga a la propia dirección de la empresa a efectuar un firme compromiso ya que es necesario dedicar tiempo del personal de la empresa para realizar:

• La optimización de las estructuras organizativas sin perder de vista la propia idiosincrasia de cada empresa por lo que no es posible aplicar recetas estandarizadas, por muy válidas que puedan parecer en un plano meramente teórico.

• La gestión del cambio que, inevitablemente, se origina.

• La impartición de formación que la propia situación empresarial demande pero sin perder de vista que los conocimientos y habilidades adquiridas deben ponerse en práctica inmediatamente y de modo continuado.

FASES PARA LA IMPLANTACIÓN

OBJETIVOS DE LA OPTIMIZACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Respecto a la propia Empresa:

• Poseer una visión global, precisa y actualizada de la Empresa, facilitando su análisis y estudio.

• Disponer de medios claramente especificados para ser utilizados en las interrelaciones internas de la propia Organización (directivos y empleados) y externas (proveedores y clientes).

• Impulsar el aprovechamiento racional de los recursos humanos, financieros y tecnológicos.

• Regular las iniciativas de mejoras operativas/productivas; así como su aceptación, divulgación entre los equipos afectados y su puesta en práctica.

• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Respecto a las unidades operativas:

• Especificación de las interrelaciones entre los distintos departamentos. Con ello se mejoran los tiempos de dedicación y asignación de recursos (humanos, financieros y técnicos) para todas las actividades.

• Precisar los niveles jerárquicos con su grado de autoridad y responsabilidad.

• Definición, asignación y adecuada ejecución de las funciones encomendadas a cada departamento generando uniformidad en las actividades y evitando imprecisiones en las directrices marcadas, duplicidades o negligencias en las acciones.

INSTRUMENTOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS OPERATIVAS

Conseguir unas adecuadas estructuras empresariales, como ha que dado reflejado, es difícil de alcanzar. Sin embargo, existen dos elementos imprescindibles que, al mismo tiempo, facilitan mucho esa labor.

Nos estamos refiriendo a:

• El Manual de Empresa.

• Manual de Procedimientos.

EL MANUAL DE EMPRESA

Junto con el Manual de Procedimientos, son los instrumentos fundamentales en la operativa de cualquier empresa si se desea una correcta actividad en todos y cada uno de los estamentos que constituyan cualquier Organización.

El objetivo que se persigue con este documento es poseer un instrumento actualizado donde, en cualquier momento, se pueda ver la situación estructural de la Empresa como ente en continuo movimiento por las propias dinámicas que genera y a las que, a su vez, se ve expuesta por las características propias del sector en que esté encuadrada y las leyes de los mercados cada vez más globalizados.

Se debe tener en consideración que la no actualización y el incumplimiento de lo expuesto en él lo inutiliza perdiendo toda su potencia como documento fundamental en la operativa empresarial.

Documentos que genera:

• Presentación Corporativa. De entrega a proveedores, clientes y cuanta persona esté interesada en nuestra empresa. Suele estar reflejada en el apartado correspondiente de la web empresarial.

• Catálogo de Productos/Servicios.

• Manual de Empleado. De entrega a todos y cada uno de los empleados y, prioritariamente, a los de nueva incorporación para facilitar su rápida integración y acortar el periodo formativo de conocimientos específicos de la propia Organización.

Contenido del Manual de Empresa:

• Introducción: Definición del propio Manual de Empresa donde se especifica su propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo actualizado para que no pierda su efectividad.
  Se puede incluir una nota de algún directivo de la propia Empresa siendo recomendable sea del más alto nivel posible.

• Estructura Corporativa:
  Identificación (se responde a las preguntas "¿Quiénes somos? ¿De dónde venimos? ¿Qué hacemos?"). Se incluye: Razón y dirección social. Antecedentes históricos. Actividad económica y sector productivo en el que nos encontramos.

• Declaración de principios (se responde a las preguntas "¿Cómo somos? ¿Qué nos mueve? ¿Cuáles son nuestros objetivos? ¿Cómo vamos a conseguir dichos objetivos?"). Se incluye: Visión. Misión. Valores. Estrategia general.

• Estructura Funcional:
  Organigrama (se responde a la pregunta "¿Quién hace?"). Se incluye: Unidades operativas. Nivel de jerarquización. Responsabilidades y grado de autoridad.
  Descripción de funciones de cada puesto de trabajo (se responde a la pregunta "¿Qué hace?")

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Junto con el Manual de Empresa, son los INSTRUMENTOS FUNDAMENTALES en la operativa de cualquier empresa si se desea una correcta actividad en todos y cada uno de los estamentos que constituyan cualquier Organización.

Mientras que en el Manual de Empresa se especifica “qué hacer” y “quién lo hace”; en este Manual de Procedimientos, se indica de forma clara y precisa “cómo se hace” siendo resultado del análisis y optimización de las diferentes actividades profesionales a realizar en cada uno de los puestos de trabajo y los departamentos que constituyen la estructura organizativa de la Empresa.

Posee también una fuerte connotación de normalización a tener presente en todo momento por todos los integrantes de la propia Empresa.

Su no actualización y el incumplimiento de lo expuesto en él lo inutiliza perdiendo toda su potencia como documento fundamental en la operativa empresarial.

El Manual de Procedimientos consigue otro objetivo prioritario: Establecer los controles necesarios y que sean colocados en los momentos más adecuados no entorpeciendo la operativa.

En el siguiente gráfico, se representa el resultado obtenido

Contenido del Manual de Procedimientos:

• Introducción: Definición del propio Manual de Procedimientos donde se especifica su propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo actualizado para que no pierda su efectividad. Se puede incluir una nota de algún directivo de la propia Empresa siendo recomendable sea del más alto nivel posible.

• Área funcionales (departamentos):
  Procedimientos: Descripción secuencial de las distintas actividades a efectuar.
  Diagramas de Flujo: Representación gráfica de los distintos procedimientos.
  Formularios: Documentos que sirven de soporte escrito en diferentes pasos de los procedimientos.

EJEMPLO.- Procedimiento "General de Compras" (simplificado):

Este procedimiento describe los pasos a efectuar en relación con las compras bienes y servicios de consumo habitual con los proveedores y las tarifas establecidas y por la Dirección del Departamento Comercial.

Se excluye de este procedimiento las compras de elementos productivos (maquinaria, mobiliario, inmovilizados, etc.) que son negociadas, aprobadas y gestionadas directamente por la Dirección General.

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